«Learning Management» im betrieblichen Kontext beinhaltet im Einzelnen immer die Planung, Organisation, Durchführung und Auswertung von Weiterbildungsmassnahmen für Mitarbeitende. Die Tatsache, dass dieser Sachverhalt eine der zentralen Aufgaben von Unternehmensführungen darstellt, ist natürlich nichts Neues. Schliesslich muss jeder Mitarbeitende eines Unternehmens nachweisbar auf das individuelle Aufgabengebiet vorbereitet und auf dem aktuellen Wissensstand gehalten werden. In Zeiten von sich ständig ändernden Rahmenbedingungen ist das eine echte Herausforderung.
Im Wesentlichen sind es drei Punkte, die bei einer erfolgreichen Mitarbeiterentwicklung im Mittelpunkt stehen:
- Das Engagement der Lernenden im Unternehmen
- Passgenaue Inhalte zu den relevanten Aufgaben und Sachverhalten
- Die Dokumentation des Lernerfolges jeder lernenden Person im Unternehmen
In diesem Blogbeitrag liegt der Fokus auf Trainingsinhalten – auch «Content» genannt – sowie auf der Frage, wie diese Inhalte effektiv und effizient erstellt werden können.
Trainings zu Standardthemen wie Datenschutz, Arbeitssicherheit oder Resilienz können extern beschafft werden und müssen nicht jedes Mal neu «erfunden» werden. Anders sieht das bei Inhalten zur individuellen Ablauf- und Aufbauorganisation eines Unternehmens aus. Diese müssen individuell definiert werden und dabei den jeweiligen Ansprüchen auf Lernerfolg und Nachhaltigkeit gerecht werden. Wie geht man vor? Worauf muss man achten? Und wo liegen mögliche Knackpunkte oder auch Risiken?
Eine Frage der (L)ehre
Am Anfang steht die Frage: «Welches Wissen muss konkret vermittelt werden?» Die Unternehmensleitung beantwortet diese Frage gemeinsam mit den Fachexperten des Unternehmens. Steht der Wissensumfang fest, der den einzelnen Mitarbeitenden vermittelt werden soll, folgt die Content-Erstellung. Dabei überführen Trainingsexperten das festgelegte Wissenspensum in adäquate Lernformate. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, diese Trainingsexperten selbst auszubilden und zu beschäftigen. Es gilt die Faustformel: Je anspruchsvoller das zu vermittelnde Wissen, desto wichtiger ist die Wahl des richtigen Formats, um Inhalte greifbar und verständlich zu machen.
Gehen Sie einmal von sich selbst aus: Würden Sie die Eckpunkte der neuesten Datenschutzrichtlinie nachhaltig in Ihrem Gedächtnis verankern, wenn man Ihnen dafür zahlreiche PDF-Dokumente mit allen relevanten Informationen zur Verfügung stellt? Oder würden Sie eher erklärende Videosequenzen, kurze Filme oder greifbare Anwendungsfälle gepaart mit einem kurzen Wissensquiz am Ende bevorzugen? … Vermutlich letzteres.
LMS und Autorentools: Der teufel steckt im Detail
Sofern nicht sämtliche Trainingsinhalte extern «bestellt» werden sollen, muss also bei der Wahl eines Learning Management Systems (LMS) immer auch ein Augenmerk auf das entsprechende Autorentool gelegt werden, welches den Anforderungen gerecht wird. Idealerweise bekommt man beides aus einer Hand – also von ein und demselben Dienstleister zur Verfügung gestellt. Denn es ist schliesslich angenehmer und effizienter, nur einen Ansprechpartner für Fragen oder Wünsche zu haben, oder? Und genau hier liegt der Hund begraben. Bei dem Bezug eines LMS und eines Autorentools von ein und demselben Anbieter gibt es zwei mögliche Varianten:
- Das Autorentool ist Bestandteil des LMS und technisch eng gekoppelt (integriertes Autorentool).
- Das Autorentool und das LMS werden als eigenständige und getrennte Software-Systeme
Sie fragen sich vermutlich, wo hier der Unterschied liegt? Wir werden Ihnen das anhand eines simplen Beispiels verdeutlichen:
Ein kleines Beispiel aus dem Alltag
Sie möchten sich für die geplante Renovierung Ihres Eigenheims geeignete Werkzeuge zulegen – allen voran eine Bohrmaschine, einen Akkuschrauber und eine Kreissäge. Alles soll bitte kabellos mit Akkus betrieben sein. Sie werden bei der Recherche nach passenden Produkten Anbieter finden, die Ihnen jedes einzelne Produkt separat anbieten und auch solche, die Ihnen das komplette Paket inkl. passender Akkus, Ladegeräte, Aufsätze und Sägeblättern offerieren – und das Ganze noch zu einem sehr guten Komplettpreis. Da Sie grossen Wert auf Preis und Garantie legen (am besten nur ein Ansprechpartner!), wäre natürlich der Komplettanbieter sehr interessant: Alles aus einer Hand – eine Bestellung – eine Rechnung – ein Ansprechpartner – fertig. Einziger Haken beim Komplettpaket: Sowohl die Akkus als auch alle Aufsätze passen ausschliesslich auf die Maschinen dieses besagten Herstellers. Das muss nicht zwangsweise ein Nachteil sein. Sie haben ja lediglich vor, in den kommenden acht Wochen Ihr Zuhause zu modernisieren. Danach sollten die Geräte zwar logischerweise immer noch funktionieren, sind aber dann nicht mehr im Dauereinsatz. Die Lebenszeit der Akkus? Sollte in jedem Fall für den Zweck ausreichen. Die Leistungsfähigkeit der Maschinen? Ja, das ist sicherlich ein wichtiges Merkmal. Allerdings muss das Ganze nicht für die Renovierung eines Sechs-Parteien-Mehrfamilienhauses herhalten, sondern für 3 Zimmer auf 98 m².
Und nun stellen Sie sich vor, Sie sind keine Privatperson, sondern handeln im Namen eines Stuckateur-Betriebes, der exakt dasselbe Vorhaben hat: Neue Werkzeuge beschaffen, nur in diesem Fall für die tägliche Arbeit aller 14 Angestellten. Die Maschinen werden im Dauereinsatz sein, die Verbrauchsmaterialien wie Bohraufsätze und Sägeblätter, Akkus und Ladegeräte spielen plötzlich eine entscheidende Rolle. Wie schnell sind diese verbraucht, alt oder kaputt? Würden Sie immer noch das Risiko eingehen, dass mögliche Schwierigkeiten mit den Akkus dazu führen, dass Sie das gesamte Werkzeugsortiment in Zukunft gleich komplett austauschen müssen? Zumindest würde dieser Gedanke Ihnen zu Recht Bauchschmerzen bereiten.
Exakt dasselbe Prinzip finden wir auch im Kontext LMS und Autorentool. Integrierte Autorentools in einem LMS bedeuten, dass beide Komponenten technisch sehr eng miteinander verbunden sind. Solche integrierten Lösungen sind dabei oftmals preislich auf den ersten Blick attraktiver. Doch welche Vor- und Nachteile gehen damit einher? Idealerweise kennen Sie diese VOR der Beschaffung eines (neuen) LMS.
Vorteile integrierter Autorentools
Im Fall eines LMS mit integriertem AUTORENTOOL sind nachfolgende Vorteile als Tendenzen zu verstehen. Sicherlich ist am Ende des Tages jeder Use Case, jedes Unternehmen und jedes LMS individuell zu betrachten.
Schlanke Systemlandschaft
Ein «All-In-One»-Ansatz kann positive Effekte auf die Komplexität der Software-Systemlandschaft im Unternehmen haben. Betrieben wird lediglich das LMS, welches als „einziges“ Softwaretool auch administriert werden muss. Auf dem LMS arbeiten also sowohl Administratoren an der Verwaltung der Lernenden als auch Trainer parallel im Rahmen der Inhaltserstellung mit dem integrierten Autorentool. Es gilt: Je weniger unterschiedliche Softwaretools, desto geringer der Aufwand bei der Administration.
Geringere direkte Kosten
Bei der Beschaffung einer «All-In-One»-Lösung sind die direkten Kosten wie z. B. jährliche Lizenz- bzw. SaaS-Gebühren im Vergleich zu zwei separaten Software-Lösungen kurzfristig geringer. Die Gesamtkosten (Total Cost of Ownership – kurz TCO), die sich über einen längeren Zeitraum ergeben, hängen stark von möglichen versteckten Kosten für z. B. Content-Transfer, Rebuild Content oder auch diverser Limitierungen ab. Hier muss zu Beginn genau hingesehen und abgeschätzt werden, welchen Effekt mögliche Skalierungen, der kontinuierliche Anpassungsbedarf und notwendige Content-Migrationsvorhaben erzielen können.
Verfügbarkeit von Inhalten
Neu erstellte Trainings können schnell und einfach auf der Plattform verfügbar gemacht werden. Aufwändige Upload-Prozeduren für den Import in das LMS entfallen oft, da die Hersteller solcher integrierten Lösungen tendenziell hohen Wert auf schlanke und gut funktionierende Prozesse innerhalb Ihrer Software-Systeme legen: Ein Merkmal, das Ihnen vor allem langfristig in die Karten spielen kann. Sinkt der Aufwand im Arbeitsalltag für die Erstellung, können langfristige Skaleneffekte monetäre Vorteile sichern.
Niedrige Einstiegshürde zur Erstellung von Inhalten
Da Fachexperten auf dem LMS tendenziell selbst in der Lage sind, Content zu erstellen, entfällt die Notwendigkeit eines extra aufzustellenden Content-Teams oder auch die Inanspruchnahme externer Dienstleister. Oftmals stellen integrierte Autorentools den Anwendern Templates für die Erstellung von einfachen und überschaubaren Inhalten zur Verfügung. Dies kann vor allem bei weniger komplexen Themengebieten ein Vorteil sein. Ein definiertes Wissenspensum kann durch diese niedrige Einstiegshürde einfacher und auch direkt vom Fachexperten in Content umgesetzt werden. Eine Übergabe vom Fachexperten an einen sog. «Content-Creator» ist idealerweise unnötig, vorausgesetzt die Fachexperten besitzen die benötigten Berechtigungen im LMS.
Geringere technische Anforderungen
Für die Auswertbarkeit von Trainingsfortschritten müssen Trainingsinhalte nicht extra manuell in ein Paket gegossen werden (z. B. SCORM, xAPI, etc.). Ein im LMS integriertes Autorentool funktioniert ohne derartiges Vorgehen. Idealerweise sichert ein integriertes Autorentool diese Eigenschaft als Teil des LMS bereits ab und stellt ein nahtloses, effizientes Reporting sicher. Auch hier spielt, wie oben erwähnt, die Tatsache eine Rolle, dass die Hersteller höchsten Wert auf schlanke und gut funktionierende Prozesse innerhalb Ihrer Software-Systeme legen.
Zusammenfassung: Vorteile integrierter Autorentools
Sind die Lernthemen wenig komplex und in ihrer Zahl überschaubar, können vor allem in kleineren Organisationen integrierte Lösungen von Vorteil sein. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass sich künftig nur wenig am Kernprozess des betrieblichen Lernens ändern wird und sich die technologischen Anforderungen im Rahmen halten.
Es gibt aber auch ein paar Dinge zu bedenken, die eher gegen integrierte Lösungen sprechen können, bevor eine Entscheidung gefällt wird, wie der folgende Abschnitt zeigt.
Vorteile externer Autorentools
Nachfolgende Vorteile externer, also vom LMS losgelöster Autorentools sind ebenfalls als Tendenz zu verstehen und müssen immer individuell vor dem Hintergrund eines spezifischen Unternehmens und eines konkreten Software-Anbieters reflektiert werden:
Funktionale Leistungsfähigkeit
Autorentools, die als eigenständiges Produkt vertrieben werden, sind in vielen Fällen funktional leistungsfähiger. Als eigenständige Produkte müssen sie sich am Markt behaupten. Ist die Bandbreite an didaktischen Möglichkeiten höher, um komplexe Inhalte wie z. B. Software-Simulationen mit komplexen Interaktionen zwischen Lernenden und Trainingsinhalt adäquat zu vermitteln, erhöhen sich die Chancen auf schnelles, effektives und nachhaltiges Lernen.
Multichannel Learning
Lerninhalte werden heute längst nicht mehr ausschließlich am Desktop konsumiert. Mitarbeitende greifen unterwegs über Smartphones, Tablets oder auch andere Endgeräte je nach Arbeitssituation auf Trainings zu und lernen in kurzen Einheiten zwischendurch. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an die technische Flexibilität und Darstellung der Inhalte. Eine «mobile» Nutzungsmöglichkeit ist in diesem Zusammenhang zwar in fast allen Fällen als gegeben dargestellt. Bei genauerer Betrachtung trennt sich aber die Spreu vom Weizen:
- Sind responsive Inhalte mit adaptiven Darstellungen wirklich auf allen Endgeräten nutzbar?
- Wie wird mit unterschiedlichen Bildschirmgrössen umgegangen (Desktop vs. Smartphone)?
- Werden auch alternative Ausgabekanäle adäquat bedient?
- Ist eine Offline-Nutzung möglich?
- Ist die Bereitstellung von Inhalten auch ausserhalb des LMS ohne Weiteres möglich?
- Wie steht es um die Einbindung in andere Systeme?
Externe Autorentools sind in diesem Bereich häufig leistungsfähiger aufgestellt. Sie ermöglichen eine gezielte Optimierung von Lerninhalten für unterschiedliche Endgeräte und Nutzungsszenarien. So können Lernende von überall auf der Welt zu jeder Zeit auf Trainings zugreifen.
UX- und Design-Niveau
Den meisten Anwendern eines LMS und Autorentools ist es wichtig, dass man sowohl LMS als auch Trainingsinhalte im Corporate Design (CD) darstellen kann. Auch für diesen Fall sind oftmals Möglichkeiten und Wege der Individualisierung von Inhalten bei externen Autorentools breiter aufgestellt. Es geht dabei nicht nur um die anfängliche Umsetzung von Farb-, Schrift- und Formspezifikationen, sondern vor allem auch um spätere Anpassungsmöglichkeiten. Eine Design-Individualisierung lässt sich also tendenziell attraktiver gestalten und später unkomplizierter anpassen.
Vermeidung eines «Vendor Lock-in»
Einer der aus unserer Sicht wichtigsten Punkte im Kontext von Autorentools: Nachhaltigkeit! Wir setzen voraus, dass ein Unternehmen alle bereits erstellten Trainingsinhalte auch nach einem möglichen, künftigen Wechsel des LMS oder Autorentools weiterhin verwenden möchte. Dahinter stecken einige technische Gesichtspunkte: Unternehmen sollten in der Lage sein, ihre Trainingsinhalte, ihre Datenstruktur, das Reporting und auch ihre Benutzerverwaltung von einem LMS zum anderen zu transportieren. Zudem müssen auch ihre bis dato erstellten Trainingsinhalte mit einem anderen bzw. neuen Autorentool weiterbearbeitet werden können. Sie denken, das sei selbstverständlich? Leider nicht. Einzelne LMS mit integriertem Autorentool weisen eine recht strikte, technische Verbundenheit zwischen LMS und Autorentool auf. Dies kann dazu führen, dass die bis zum Zeitpunkt des Wechsels erstellten Trainingsinhalte, Userstrukturen und Reportings entweder gar nicht oder nur mit immensem Aufwand aus dem LMS exportiert werden können. Zudem kann auch die Editierbarkeit von Content in einem anderen Autorentool ggf. unmöglich sein. Diese strategisch wichtigen Gesichtspunkte werden zum Zeitpunkt der Beschaffung eines LMS bzw. Autorentools gerne übergangen, können in ferner Zukunft aber sehr „schmerzhaft“ und vor allem teuer werden.
Grosse Content-Produktionen
Je mehr Trainings in einer Organisation erstellt und editiert werden müssen, desto mehr Menschen sind mit diesen Aufgaben beschäftigt. Es sollte keinerlei Problem darstellen, wenn viele Personen gleichzeitig an Trainingsinhalten und Datenstrukturen arbeiten. Je nach Tool können die technischen Grundlagen dafür stark unterschiedlich sein und sind bei eigenständigen Autorensystemen in den meisten Fällen leistungsfähiger. Sie arbeiten mit professionellen Workflows im Hintergrund und einer passenden Versionierungslogik, die paralleles Arbeiten ermöglicht und vor allem auch Änderungen nachvollziehbar macht („Audit Trail“). Das parallele Arbeiten vieler Personen wird so problemlos möglich und vor allem nachvollziehbar.
Einbezug externer Dienstleister
Ein unerwünschtes, aber dennoch mögliches Szenario sind Kapazitätsausgleiche mit externen Dienstleistern. Wer in seiner Organisation mit steigenden Anforderungen bei der Wissensvermittlung konfrontiert ist, wird vielleicht irgendwann einmal dankbar für externe Ressourcen sein. Einige Dienstleister bieten ihre Kapazitäten an, um Organisationen zumindest übergangsweise bei der Erstellung von Trainingscontent zu unterstützen. Dabei arbeiten diese in der Regel mit etablierten und vor allem eigenständigen Autorentools. Im Kundenauftrag erstellte Inhalte müssen natürlich später nahtlos in die Kunden-Lernlandschaft integriert werden können. Spricht das Autorentool vom Dienstleister und Ihr eigenes Tool jeweils eigene Sprachen, die nicht miteinander vereinbar sind, ist die Unterstützung sehr mühsam bis unmöglich. Etablierte und eigenständige Autorentools erhöhen also die Wahrscheinlichkeit, dass im Engpassfall kurzfristig Unterstützungsleistungen externer Dienstleister greifen können.
Technologische Unabhängigkeit
Eine separate Beschaffung von LMS und Autorentool könnte Ihnen auch bei einer Risikoverteilung in die Karten spielen: Separate Systeme von unterschiedlichen Herstellern machen Sie technologisch unabhängiger, auch wenn diese ggf. von einer und derselben Partei (z. B. Fachhändler) zur Verfügung gestellt werden. Viele LMS-Hersteller pflegen enge Partnerschaften mit Herstellern etablierter Autorentools. Ziel dabei ist, aus Kundensicht zwei Vorteile zu kombinieren: Zwei getrennte, leistungsfähige Systeme und dennoch nur ein Ansprechpartner. Wenn der Hersteller des Autorentools seine Produktpolitik ändert (z. B. Preise / Gebühren oder Funktionsumfang), oder sogar das gesamte Produkt einstellt, gilt, gilt eine etwaige Entscheidung für einen Toolwechsel nicht automatisch für beide Systeme. Ein Systemwechsel beim LMS oder beim Autorentool kann stattfinden, ohne dass das auch zwangsweise den Wechsel des anderen Tools bedeutet.
Innovationsgeschwindigkeit
Am Ende kann auch die herstellerseitige Innovationsgeschwindigkeit und Weiterentwicklungsstärke entscheidend sein, sofern die Organisation diesem Punkt ein entsprechendes Gewicht gibt. Dies muss nicht immer der Fall sein, sofern die Anforderungen entsprechend gering wären. Legt man jedoch Wert darauf, dass das Produkt kontinuierlich weiterentwickelt wird, Trainings und Lernformate mit der Zeit gehen und etwaige Restriktionen oder Bugs zeitnah und nachhaltig eliminiert werden, so sind externe Autorentools bzw. deren Hersteller oftmals stärker aufgestellt.
Governance und Qualitätssicherung
Eine niedrige Einstiegshürde zum Erstellen von Trainingsinhalten kann, wie im letzten Kapitel beschrieben, ein Vorteil sein. Allerdings birgt genau dieser Vorteil auch eine oft unterschätzte Herausforderung. Die einfache Bedienbarkeit eines Tools ersetzt nicht automatisch die didaktische Qualität der erstellten Inhalte. Wenn grundsätzlich jede Person im Unternehmen auf einfachste Art und Weise Inhalte erstellen kann, so muss geklärt werden, ob das überhaupt erwünscht ist. Übernimmt eine zentrale Instanz diese Aufgabe, kann über entsprechende Vorgaben und Qualifikationen dieser Instanz die Qualitätssicherung effektiver abgesichert werden. Die Verantwortung für erstellte Inhalte und deren Qualität kann einer einzigen Stelle zugeordnet werden.
Zusammenfassung: Vorteile externer Autorentools
Sind die Lernthemen komplex, die Organisation gross und die Zahl sowohl an Trainings als auch an prozessbeteiligten Personen entsprechend hoch, kann sich die separate Beschaffung von LMS und Autorentool bezahlt machen. Nicht nur die technologischen Möglichkeiten zur Umsetzung anspruchsvoller Trainings, sondern auch die Optionen zum Reporting des Lernerfolges der Organisation sind hier breiter. Sie ermöglichen es dem Management, auch in grossen Unternehmen die Effektivität seiner Abläufe im Blick zu behalten.
In vielen Fällen sind die separaten Lösungen auf den ersten Blick etwas teurer, was die direkten Lizenz- bzw. SaaS-Gebühren angeht. Betrachtet man allerdings vor allem im Fall von grösseren Organisationen die Total Cost of Ownership (TCO) mit einem Zeithorizont von mehreren Jahren, führen die Effizienz bei der Wissensvermittlung, ein reduziertes Zukunftsrisiko, die Transparenz, der geringere Aufwand beim Reporting und die Flexibilität für künftige Toolwechsel schnell zu einem positiven Saldo gegenüber integrierten Tools.
FAZIT: was machen wir mit diesen Informationen?
Die ursprüngliche Frage dieses Blogbeitrages war «AUTORENTOOLS: IM LMS INTEGRIERT ODER BESSER NICHT?». Die Entscheidung PRO oder CONTRA ist nicht trivial und gleichzeitig mit langfristigen Folgen verbunden. Wie immer ist es eine Frage von individuellen Anforderungen, Präferenzen und der Risikobereitschaft, welche der Alternativen sich für ein Unternehmen am Ende als die richtige darstellt. Hierbei gibt es kein generelles RICHTIG oder FALSCH.
Eine Organisation muss sich ihrer Rahmenbedingungen und ihres Entwicklungsplanes im Bereich der betrieblichen Qualifikationen bewusst sein. Die oben beschriebenen Vor- und Nachteile müssen vor diesem Hintergrund bewertet werden.
Sind diese Eckpfeiler des künftigen betrieblichen Lernens einmal gesetzt und transparent, kann mit einer systematischen Bewertung unterschiedlicher Lösungen hinsichtlich ihrer Qualitäts- bzw. Leistungsmerkmale und ihrer strategischen Risiken gestartet werden. Manchmal einfacher gesagt als getan – das wissen wir. Sehr gerne würden wir Ihnen auch dazu noch ein paar Tricks mit auf den Weg geben. Das würde allerdings den Rahmen eines Blogbeitrages sprengen.
Aber es gibt gute Nachrichten: Wir bei Swissteach haben das «IMPULSZENTRUM» ins Leben gerufen. Mit den Schwerpunkten des Prozess- und Strategiemanagements erarbeiten unsere Experten mit Ihnen gemeinsam genau den Fahrplan, den Sie für die oben stehende Fragestellung und Entscheidungsgrundlage benötigen. Ein nüchterner Blick auf die Frage «Was braucht es grundsätzlich?» ermöglicht Ihnen einen klaren Fahrplan, um eine fundierte Entscheidung über die nächsten Schritte treffen zu können.
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