• Isabelle Ulbrich

VIDEOKONFERENZEN FÜR UNTERNEHMEN - ERFOLGREICH UND PROFESSIONELL

Aktualisiert: Juli 22

In der heutigen Zeit spielt die Digitalisierung eine enorm grosse Rolle. Schon seit einigen Jahren hat sich die Form der Videokonferenz für viele Unternehmen als eine besonders wichtige Art des Austauschs etabliert. Die jüngsten Ereignisse haben ausserdem dafür gesorgt, dass die meisten Angestellten im Home-Office mit neuen Herausforderungen konfrontiert wurden. Inzwischen hält man beinahe ebenso regelmässig Videokonferenzen (auch Online-Meetings, Video-Telefonate, Video-Calls etc. genannt) ab, wie man E-Mails schreibt und sich per Telefon mit seinen Kollegen kurzschliesst.


Warum auch nicht? Schliesslich bieten Videokonferenzen für Unternehmen gerade im internationalen Kontext viele Vorteile. Dennoch lauern auch hier einige Gefahren und Fallen, denen man am besten aus dem Weg geht. Wir von SWISSTEACH klären Sie über die Relevanz von Videokonferenzen für Unternehmen auf und zeigen Ihnen mit ein paar Tipps und Tricks, wie Sie während eines Online-Meetings besonders professionell wirken. Mit unserer Hilfe machen Sie auch vor der Kamera einen überzeugenden und souveränen Eindruck!



WO SOLL’S HINGEHEN?

Inhaltsverzeichnis


WARUM VIDEOKONFERENZEN FÜR UNTERNEHMEN HEUTE EINE SO GROSSE ROLLE SPIELEN


Es kann ganz unterschiedliche Gründe haben, warum Videokonferenzen gerade für Ihr Unternehmen relevant sind. Wir wollen Ihnen zeigen, welche Vorteile Videokonferenzen für Sie und Ihre Mitarbeitenden bereithalten und weshalb sie, auch ausserhalb der Zeiten einer Pandemie, so wichtig sind.


Ein Gefühl der Zusammengehörigkeit schaffen. Videokonferenzen schaffen für Ihr Unternehmen intern die Möglichkeit, schnell und einfach Besprechungen mit einem ganzen Team abzuhalten. So können Sie all Ihre Mitarbeitenden an den unterschiedlichsten Orten zusammenbringen und damit ein Gefühl von Verbundenheit stärken. Plötzlich spielt es keine so grosse Rolle mehr, wie weit die Mitarbeitenden entfernt sind – in diesem Moment sind alle im gleichen virtuellen Raum.


Videokonferenzen für einen vertrauensvollen Umgang. Eine Videokonferenz hat gegenüber einem Telefonat den Vorteil, dass man seinem Gesprächspartner ins Gesicht schauen kann, sein Lächeln wahrnimmt und auf dessen Körpersprache reagiert. Das hat den Vorteil, dass man seinen Gegenüber auf einer ganz anderen Ebene kennenlernt. Die Interaktion strengt weniger an und man ist weniger verunsichert, weil man die direkte Reaktion des Anderen sieht. Dies schafft Vertrauen und zusätzlich auch Verbindlichkeit – vor allem im Kontext mit Kunden und Interessenten.


Die Visualität als wichtiger Faktor der Videokonferenz. Der Mensch speichert visuelle Informationen viel besser ab als Akustische. Videokonferenzen ermöglichen es, non-verbale Signale in Form von Gesten, Körpersprache und Gesichtsausdruck zu sehen. Somit nehmen Sie das Gesagte bei Videokonferenzen viel besser auf und im Nachgang bleibt mehr hängen. Hier ist die Videokonferenz also sehr viel nachhaltiger als ein reines Telefonat auf der Tonspur.


Steigern Sie die Produktivität mit Videokonferenzen. Menschen sind in einem realen Gespräch mit deutlich weniger Ablenkungen konfrontiert als bei einem Telefonat, während dem man beispielsweise gern nebenbei noch E-Mails liest. In einer Videokonferenz hingegen gelten fast die gleichen Verhaltensregeln wie bei einem persönlichen Treffen. Man hält den Augenkontakt zu seinem Gegenüber, wodurch man sich besser auf das Gespräch konzentriert, um unmittelbar auf die Bedürfnisse des anderen einzugehen.


Sparen Sie Zeit- und Reisekosten mit Videokonferenzen für Ihr Unternehmen. Ein persönliches Treffen mit allen an einem Projekt beteiligten Mitarbeitenden führt häufig zu grossen Ausgaben für das Unternehmen, weil die Teilnehmenden anreisen und verpflegt werden müssen. Sind Sie darüber hinaus auch noch international tätig, müssen ausserdem Flugkosten und dergleichen berücksichtigt werden. Oft kam es deswegen früher vor, dass Mitarbeitende früh morgens in den Zug oder Flieger gestiegen sind, um dann den ganzen Tag unterwegs zu sein, für ein Meeting von nur zwei Stunden. Die Zeit, die alle Teilnehmenden für die Anreise benötigen, kann nicht in die eigentlichen Aufgaben investiert werden und das ist nicht immer zielführend. Hier bieten Videokonferenzen für Ihr Unternehmen den Vorteil, dass alle Mitarbeitenden einfach, schnell und so oft sie möchten virtuell zusammenkommen und alles Wichtige besprechen können.


Nutzen Sie die zusätzlichen Funktionen von Videokonferenzen. Die heutige Technologie ist bereits so weit, dass eine Videokonferenz für Ihr Unternehmen noch ganz andere Funktionen zu bieten hat. Präsentationen können geteilt, Umfragen eingerichtet und Dokumente gemeinsam bearbeitet werden. Ein Gespräch wird so gleich noch viel nachhaltiger und alle Teilnehmenden fühlen sich in das Gespräch eingebunden.


Videokonferenzen überzeugen mit Spontanität und Effektivität. Sobald beide Teilnehmenden sich erst einmal bei einer Konferenzsoftware angemeldet haben, ist eine persönliche Besprechung nur noch einen Knopfdruck entfernt. Das Gespräch wird gleich zu den wichtigen Themen geleitet, sodass allen Beteiligten viel Zeit sparen, die dann in den Ideenaustausch und die Problemlösung investiert werden kann.


MIT WELCHEN FALLEN UND GEFAHREN MUSS MAN BEI VIDEOKONFERENZEN FÜR UNTERNEHMEN RECHNEN?


Bei der Arbeit im Home-Office und besonders in Videokonferenzen lauern allerdings auch einige Fallen, denen jeder von uns sicher schonmal begegnet ist. Hier ein Überblick der wichtigsten Gefahren, die Sie bei der Arbeit in Videokonferenzen im Zweifelsfall erwarten:


Sie fühlen sich unbeobachtet. Gerade bei Ihren ersten Videokonferenzen ist es eine ganz schöne Umstellung von Telefonaten auf virtuelle Besprechungen mit Ton und Bild. Schnell kann es dabei passieren, dass Sie sich unbeobachtet fühlen und Dinge tun, die das Gegenüber eigentlich nicht mitbekommen sollte, wie beispielsweise in der Nase zu bohren.


Vergessen Sie nicht das eingeschaltete Mikrofon. Wie bei der Gefahr mit der Kamera kann auch ein eingeschaltetes Mikro zur Falle werden, wenn Sie vergessen, dieses auf „mute“ zu stellen. Ohne dass Sie sich dessen bewusst sind, hören die anderen Teilnehmenden der Videokonferenz Dinge die ebenfalls nicht für sie bestimmt sind. Im schlimmsten Fall kann dies peinlich werden oder Ihr Unternehmen sogar unprofessionell wirken lassen. Gerade in einer Videokonferenz mit einem Kunden oder Interessenten hat so etwas ggf. negative Auswirkungen, die sich leicht vermeiden liessen…


Familienmitglieder tauchen im Hintergrund auf. In einer externen Videokonferenz kann es für Ihr Gegenüber und Sie sehr störend sein, wenn auf einmal der halb nackte Lebensgefährte oder herumtobende Kinder durch das Bild laufen. Das ist – je nach Situation - unangenehm für Sie, lenkt ungemein von der aktuellen Konversation ab und wirkt ebenfalls unprofessionell.


Haustiere schleichen sich durchs Bild. Doch nicht nur menschliche Familienmitglieder sorgen bei Videokonferenzen mit Bild und Ton für Ablenkung. Stellen Sie sich vor, gerade in dem Moment, in dem Sie das schlagende Argument in einer Videokonferenz für Ihr Unternehmen auf den Tisch bringen wollen, läuft mit einem Mal Ihre Katze über die Tastatur und fordert lautstark Ihre volle Aufmerksamkeit. Auch dies kann auf Ihren Gesprächspartner unprofessionell wirken und das Gespräch unterbrechen, oder vom eigentlichen Thema ablenken.


An der Wand im Hintergrund sind private Bilder und Gegenstände zu sehen. Nicht nur unser Gesicht ist während einer Videokonferenz für den Gesprächspartner sichtbar. Ohne dass wir es merken, wird auch der Hintergrund von unserem Gegenüber wahrgenommen. Was Sie auf einem Regal hinter sich stehen haben oder welche Bilder an der Wand für den anderen ersichtlich sind, kann Ihren professionellen Eindruck unter Umständen beeinflussen.


Ihr Bildschirm ist überfüllt oder Sie teilen den falschen. Teilen Sie Ihren Bildschirm mit den anderen Gesprächsteilnehmenden, kann es schnell einmal passieren, dass diese Einsicht in eine Datei bekommen, die nicht für ihre Augen bestimmt ist. Ist Ihr Bildschirm darüber hinaus auch noch überfüllt, kann das bei den Gesprächspartnern zu einem unorganisierten Eindruck Ihrerseits führen.


Um Ihr Unternehmen gut zu repräsentieren, gilt es auch im Home-Office, auf ein professionelles Auftreten zu achten und diese Fallen zu vermeiden. Wir von Swissteach zeigen Ihnen, wie Sie auch in virtuellen Besprechungen seriös erscheinen und in Videokonferenzen für Ihr Unternehmen einen positiven Eindruck vermitteln.


MIT DEM E-LEARNING VON SWISSTEACH WERDEN VIDEOKONFERENZEN FÜR IHR UNTERNEHMEN ZUM VOLLEN ERFOLG


Mit unserem E-Learning „Videokonferenzen“ müssen Sie sich keine Sorgen mehr über ein unprofessionelles Auftreten in Videokonferenzen für Ihr Unternehmen machen. Hier finden Sie alle Gefahren und vor allem Lösungen auf den Punkt gebracht. Und das Beste: Mit nur wenig Aufwand gelingt es so, Ihre Mitarbeitenden effizient zu schulen und ausreichend auf die nächste wichtige Videokonferenz für Ihr Unternehmen vorzubereiten. Erfahren Sie, wie Sie auch virtuell professionell auftreten, lauernden Fallen aus dem Weg gehen und überzeugend rüberkommen, damit Videokonferenzen für Ihr Unternehmen zum Erfolg werden. Das E-Learning ist Teil unseres SWISSTEACH WISSENSPAKETS, auf das Sie dank unserer Flatrate nahezu grenzenlosen Zugriff haben können. Dort lernen Sie ausserdem, wie Sie die IT-Security Ihres Unternehmens verstärken, wie Sie effektiv im Home-Office arbeiten und vieles mehr.


MIT UNS WISSEN, WORAUF ES BEI VIDEOKONFERENZEN FÜR IHR UNTERNEHMEN ANKOMMT


Videokonferenzen spielen für Unternehmen dank der Digitalisierung schon jetzt eine wichtige Rolle und werden voraussichtlich auch in Zukunft einen grossen Teil des Arbeitsalltags einnehmen. Mit unserer langjährigen Erfahrung wissen wir genau, wie wir mit Online-Schulungen das richtige Wissen vermitteln, sodass es nachhaltig bei Ihren Mitarbeitenden verankert wird. Mit unserer Expertise wird bald jede Videokonferenz für Ihr Unternehmen zu einem vollen Erfolg. Möchten Sie ebenfalls unser Wissenspaket nutzen und von den kurzen, nachhaltigen E-Learnings profitieren? Wollen Sie sich beraten lassen oder haben Sie noch sonstige Frage? Dann nehmen Sie noch heute Kontakt zu uns auf und schicken Sie uns eine ANFRAGE. Wir stehen Ihnen in Sachen Videokonferenz für Unternehmen und vielen weiteren Themen gern zur Verfügung!




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