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  • Isabelle Ulbrich

VIRTUELLES ONBOARDING: DEFINITION UND FUNKTION

Virtuelles Onboarding ist ein mehrmonatiger, strukturierter Prozess, in welchem neue Mitarbeitende mittels digitaler Technologien, Schulungen sowie Onlineressourcen in das Unternehmen eingeführt werden. Somit umfasst diese Form der virtuellen Einarbeitung die Vermittlung von Unternehmensinformationen und -werten sowie spezifische Prozesse des jeweiligen Arbeitsbereichs. Kurzum: Die Mitarbeitenden lernen alles, was sie für Ihren neuen Job benötigen.


Idealerweise beginnt das virtuelle Onboarding bereits vor dem eigentlichen Jobantritt. So wird die hohe Motivation genutzt, alles über den neuen Job zu erfahren. Die ersten Einführungen und E-Learning-Module werden dabei bereits z.B. nach Vertragsunterzeichnung bereitgestellt und können ab da jederzeit verinnerlicht werden. Bei Jobantritt wird das Onboarding dann fortgesetzt und begleitet die neuen Mitarbeitenden durch die ersten Wochen und Monate ihrer Tätigkeit. Virtuelles Onboarding ermöglicht eine effiziente, einheitliche und ressourcenschonende Integration neuer Mitarbeitender und hilft dabei, Ihre individuelle Produktivität nachhaltig zu steigern.


Aus diesem Grund haben wir von SWISSTEACH alles Wissenswerte zum virtuellen Onboarding zusammengetragen und zeigen Ihnen, wie Sie dieses effizient in Ihre Unternehmenskultur implementieren.



VORBEREITUNG DES VIRTUELLEN ONBOARDINGS


Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, Onboarding virtuell umzusetzen, um neue Mitarbeitende effizient einzuarbeiten und ihren LERNERFOLG ZU STEIGERN, sollten Sie verschiedene Vorbereitungsschritte beachten:

  • Auswahl geeigneter Tools und Technologien: Die Auswahl der passenden Tools und Technologien hängt von den Anforderungen und Ressourcen Ihres Unternehmens ab. Dazu gehören z.B. Lernmanagement-Systeme (LMS), E-Learning-Plattformen, Kommunikationstools, oderdigitale Zusammenarbeitsplattformen.

  • Erstellung eines strukturierten Onboarding-Plans: Ein guter Onboarding-Plan sollte klar, strukturiert und umfassend sein. Er sollte die wichtigsten Themen und Lernziele des virtuellen Onboardings umfassen und einen Zeitplan sowie Verantwortlichkeiten festlegen.

  • Einrichtung der notwendigen Zugangsdaten und Ressourcen: Neue Mitarbeitende sollten alle benötigten Zugangsdaten und Ressourcen unkompliziert und verlässlich erhalten, um am virtuellen Onboarding teilzunehmen. Dies umfasst Zugänge zu E-Learning-Modulen, Zugriffsrechte zu relevanten Dateien und Datenbanken sowie Zugangsdaten zu Kommunikations- und Kollaborationstools.



DIE VORTEILE DES VIRTUELLEN ONBOARDINGS


Die Nutzung von virtuellem Onboarding ist mit einer Menge Vorteile verbunden, die sich nachhaltig für das Unternehmen auszahlen:

  • Optimale Nutzung der Motivationsphase: Die Anfangszeit im neuen Job ist oft von hoher Motivation und Lernbereitschaft geprägt. In dieser Zeit sind neue Mitarbeitende besonders aufnahmefähig und dementsprechend bemüht, neues Wissen zu erlernen, um sich in die Abläufe des Unternehmens einzufügen. Beginnt man mit dem virtuellen Onboarding also so früh wie nur möglich, so wird diese Phase optimal ausgenutzt. Durch den Zugang zu strukturierten und einheitlichen Informationen können neue Mitarbeitende ihren Lernprozess individuell gestalten und ihr Tempo dabei selbst bestimmen. Dies maximiert ihre Lernleistung sowie das MITARBEITERENGAGEMENT und trägt dazu bei, die anfängliche Begeisterung dauerhaft aufrechtzuerhalten.

  • Ressourcenschonend: Virtuelles Onboarding spart Ressourcen, da die vorhandenen Teammitglieder in geringerem Masse für die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden abgestellt werden müssen. In traditionellen Onboarding-Prozessen müssen oft erfahrene Mitarbeitende ihre Zeit darauf verwenden, den „Neuen“ die individuellen Abläufe und Prozesse zu erklären. Mithilfe von virtuellem Onboarding können diese wertvollen Ressourcen geschont werden, indem eben jenes Wissen eigenständig und effizient über E-Learning-Module sowie DIGITALE MITARBEITERSCHULUNGEN vermittelt wird. Fazit: Neue Mitarbeitende sind schneller produktiv und das Team kann effizient seinen eigenen Aufgaben nachgehen. So bleibt nichts „liegen“ und das Unternehmen profitiert optimal von seinen Arbeitskräften.

  • Einheitliche Vermittlung von wichtigen Informationen: Virtuelles Onboarding gewährleistet eine einheitliche sowie präzise Vermittlung bedeutender Unternehmensinhalte. In traditionellen Onboarding-Prozessen kann die Qualität und Konsistenz der vermittelten Informationen variieren, je nachdem, wer für die Einarbeitung zuständig ist. Im Gegensatz dazu stellt virtuelles Onboarding sicher, dass alle neuen Mitarbeitenden konsistente Informationen erhalten. Dies trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden und stellt sicher, dass alle Mitarbeitende über eine gemeinsame Wissensgrundlage verfügen. Zusatz-Fakt: Die Informationen können ausserdem unkompliziert in verschiedenen Sprachen zur Verfügung gestellt werden – so können auch international durchgängig die gleichen Informationen vermittelt werden.



WELCHE THEMEN EIGNEN SICH FÜR VIRTUELLES ONBOARDING?


Sie sind von der Wirksamkeit einer digitalen Einarbeitung überzeugt? Dann geht es folgt der nächste Schritt, nämlich die richtigen Themen zu finden. Wir haben für Sie die Themen zusammengesammelt, die sich für das virtuelle Onboarding besonders anbieten, da sie vor allem die Vermittlung von Informationen im Fokus haben:

  • Vorstellung des Unternehmens und seiner Kultur: Das virtuelle Onboarding bietet eine wunderbare Plattform, um das Unternehmen vorzustellen. Videos, Präsentationen und interaktive Module können genutzt werden, um den neuen Mitarbeitenden einen Einblick in die Geschichte, die Mission und die Vision des Unternehmens zu geben und die spezifischen Besonderheiten der Unternehmenskultur hervorzuheben. Wer`s besonders persönlich machen will, baut z.B. noch ein Video mit einem Willkommensgruss vom CEO ein. Ist schnell gemacht und jeder neue Mitarbeitende fühlt sich direkt angesprochen.

  • Bereitstellung von Informationen zu den Arbeitsabläufen: Eine gründliche Einführung in die Arbeitsabläufe ist essenziell. Virtuelles Onboarding ermöglicht es, diese Informationen strukturiert und auf verständliche Weise zu präsentieren. Dies kann durch Workflow-Diagramme, Checklisten, Videos oder interaktive Simulationen erfolgen. Den Methoden sind hier fast keine Grenzen gesetzt.

  • Schulung in Unternehmenssystemen und -tools: Je nach Branche und Tätigkeitsbereich können verschiedene Systeme und Tools zum Einsatz kommen. Das virtuelle Onboarding sollte entsprechende Schulungen enthalten, um sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeitenden effizient und sicher mit diesen Tools umgehen können. Einfache Simulationen oder Videos sind hierbei besonders hilfreich.

  • Einführung in die Unternehmensrichtlinien und -verfahren: Jedes Unternehmen hat seine eigenen internen Richtlinien und Verfahren. Es ist essentiell wichtig, dass diese von Anfang an klar kommuniziert werden. Virtuelles Onboarding ermöglicht eine systematische und konsistente Kommunikation dieser Richtlinien, gegebenenfalls sogar im internationalen Rahmen.

  • Rechtlich wichtige Themen wie z.B. Compliance, Datenschutz, Arbeitssicherheit, etc.: Rechtliche Aspekte sind in jeder Organisation unerlässlich. Virtuelles Onboarding bietet eine effektive Möglichkeit, diese Themen zu vermitteln und sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden die rechtlichen Anforderungen und Verpflichtungen kennen und verstehen. Darüber hinaus kann mithilfe des virtuellen Onboardings auch externen Prüfenden nachgewiesen werden, dass jeder einzelne Mitarbeitende – egal wie lange er schon im Unternehmen arbeitet - die notwendigen Schulungen absolviert habt.



UNTERSTÜTZUNG UND KOMMUNIKATION WÄHREND DES VIRTUELLEN ONBOARDINGS


Auch wenn virtuelles Onboarding weitgehend selbstgesteuert ist, sollten Ansprechpersonen zur Verfügung stehen, um Fragen zu beantworten und Unterstützung zu leisten, bzw. die Themen abzudecken, die auf den digital vermittelten Informationen aufbauen. Dies zeigt den neuen Mitarbeitenden, dass sie nicht allein sind und stärkt das Zugehörigkeitsgefühl. Darüber hinaus ist die Nutzung von Online-Kommunikationstools entscheidend für die Förderung des Austauschs und der Zusammenarbeit. Diese Tools ermöglichen regelmässige Check-ins, virtuelle Treffen und informelle Chats, um das Engagement der neuen Mitarbeitend zu fördern und mögliche Probleme frühzeitig zu thematisieren.


Feedback ist ein wichtiger Aspekt des virtuellen Onboardings. Es sollten regelmässige Feedbackgespräche und eine Evaluierung des Fortschritts stattfinden, um sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeitenden ihre Ziele erreichen und sich gut in das Unternehmen integrieren. Diese Fortschritte werden im besten Fall direkt durch das LMS getrackt. Dadurch muss lediglich die verantwortliche Person die gegebenen Informationen auswerten und rückmelden. Weiterhin dient das Feedback auch dem Unternehmen dazu, gegebenenfalls Anpassungen des virtuellen Onboardings vorzunehmen.



BEST PRACTICES UND TIPPS FÜR EIN ERFOLGREICHES VIRTUELLES ONBOARDING


Abschliessend wollen wir Ihnen noch drei Tipps an die Hand geben, die dabei helfen sollen, Ihr virtuelles Onboarding zu einem vollen Erfolg zu machen:


  1. Klare Kommunikation und Transparenz: Die Kommunikation sollte klar und transparent sein. Dies umfasst die Erwartungen, die an die neuen Mitarbeitenden gestellt werden, sowie die Ziele und den Zeitplan des Onboarding-Prozesses. Klarheit und Transparenz helfen, Missverständnisse zu vermeiden und Vertrauen aufzubauen.

  2. Übersichtliche, prägnante und ansprechende Gestaltung der E-Learning-Module: Die Gestaltung der E-Learning-Module sollte einladend, auf den Punkt und leicht verständlich sein. Lange Texte und komplexe Informationen sollten vermieden werden. Stattdessen können visuelle Hilfsmittel, interaktive Elemente (wie etwa Gamification) und praxisnahe Beispiele genutzt werden, um die Lernerfahrung ansprechend und effektiv zu gestalten.

  3. Implementierung einer geeigneten E-Learning-Infrastruktur: Damit virtuelles Onboarding gezielt genutzt werden kann, um neue Mitarbeitende wirksam in das Unternehmen einzuführen, bedarf es eines geeigneten LMS, das über alle notwendigen Tools verfügt. GLOBAL TEACH® erfüllt diese Bedürfnisse vollumfänglich und kann mehr noch, höchst spezifisch den gegebenen Anforderungen angepasst werden.

Bei weiteren Fragen zum virtuellen Onboarding dürfen Sie gerne jederzeit KONTAKT zu uns aufnehmen. Wir helfen Ihnen gerne individuell und unverbindlich weiter und freuen uns auf Ihre Anfrage!

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